Любая компания рано или поздно сталкивается с тем, что часть рабочих документов устаревает и теряет свою актуальность. По закону значительную часть документации необходимо хранить в течение определенного промежутка времени, не превышающего пяти лет. Когда этот срок заканчивается, от документов можно избавиться, чтобы не тратить лишние деньги на их хранение и обслуживание. Но подходить к этому процессу нужно очень внимательно, т.к. если будут утрачены те бумаги, которые еще необходимо хранить, это может грозить санкциями со стороны контролирующих органов. Если вам необходимо уничтожение бумажных документов, вы можете обратиться в специализированную организацию, которая оказывает такие услуги. Они помогут вам сделать все грамотно, в минимальные сроки и избежать штрафов.
Процесс уничтожения документов с истекшим сроком хранения начинается с экспертизы ценности. В ходе экспертизы устанавливаются сроки хранения для каждого документа. При этом необходимо помнить, что если в деле подшиты бумаги, которые необходимо уничтожить, вместе с подлежащими дальнейшему хранению, то дело это следует расшить и затем подшить заново только те листы, которые остаются. Соответствующие изменения необходимо внести и в описи дел. Затем на уничтожение документации составляется акт, который подписывают сотрудники, проводившие экспертизу, и экспертная комиссия. Затем документы отправляются непосредственно на уничтожение.
Специализированные компании предлагают сегодня три возможных способа утилизации документов: при помощи промышленного шредера, сжигания или химической обработки. Первый способ наиболее распространенный по причине его простоты и быстроты. Его выбирают также компании, для которых важна экологическая составляющая, так как бумагу впоследствии можно сдать на переработку. Сжигание считается менее экологичным способом, кроме того, у него есть один недостаток: бумаги могут сгореть не полностью, так что необходимо тщательно наблюдать за процессом. Химическая обработка – надежный, но очень долгий способ, поэтому чаще всего его используют как дополнение к шредированию.
При необходимости за процессом уничтожения документов может наблюдать ваш сотрудник. Сотрудники компании, отвечающей за утилизацию, также обязаны обеспечить конфиденциальность информации, содержащейся в бумагах.