Документы с истекшим сроком хранения: уничтожаем правильно - Финансовый гений

Документы с истекшим сроком хранения: уничтожаем правильно

Любая компания рано или поздно сталкивается с тем, что часть рабочих документов устаревает и теряет свою актуальность. По закону значительную часть документации необходимо хранить в течение определенного промежутка времени, не превышающего пяти лет. Когда этот срок заканчивается, от документов можно избавиться, чтобы не тратить лишние деньги на их хранение и обслуживание. Но подходить к этому процессу нужно очень внимательно, т.к. если будут утрачены те бумаги, которые еще необходимо хранить, это может грозить санкциями со стороны контролирующих органов. Если вам необходимо уничтожение бумажных документов, вы можете обратиться в специализированную организацию, которая оказывает такие услуги. Они помогут вам сделать все грамотно, в минимальные сроки и избежать штрафов.

Процесс уничтожения документов с истекшим сроком хранения начинается с экспертизы ценности. В ходе экспертизы устанавливаются сроки хранения для каждого документа. При этом необходимо помнить, что если в деле подшиты бумаги, которые необходимо уничтожить, вместе с подлежащими дальнейшему хранению, то дело это следует расшить и затем подшить заново только те листы, которые остаются. Соответствующие изменения необходимо внести и в описи дел. Затем на уничтожение документации составляется акт, который подписывают сотрудники, проводившие экспертизу, и экспертная комиссия. Затем документы отправляются непосредственно на уничтожение.

Специализированные компании предлагают сегодня три возможных способа утилизации документов: при помощи промышленного шредера, сжигания или химической обработки. Первый способ наиболее распространенный по причине его простоты и быстроты. Его выбирают также компании, для которых важна экологическая составляющая, так как бумагу впоследствии можно сдать на переработку. Сжигание считается менее экологичным способом, кроме того, у него есть один недостаток: бумаги могут сгореть не полностью, так что необходимо тщательно наблюдать за процессом. Химическая обработка – надежный, но очень долгий способ, поэтому чаще всего его используют как дополнение к шредированию.

При необходимости за процессом уничтожения документов может наблюдать ваш сотрудник. Сотрудники компании, отвечающей за утилизацию, также обязаны обеспечить конфиденциальность информации, содержащейся в бумагах.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Related Post

Хорошая страховка на все случаи жизни — не роскошь, а необходимостьХорошая страховка на все случаи жизни — не роскошь, а необходимость

О том, как важно позаботиться о своей будущей пенсии, сегодня говорят все — чиновники, представители негосударственных пенсионных фондов, статьи в многочисленной прессе. Задумываться о будущем важно, если вы не хотите

Микрозаймы онлайн — выгодное и быстрое получение денег на банковскую картуМикрозаймы онлайн — выгодное и быстрое получение денег на банковскую карту

Деньги – это средство, без которого современный человек не может чувствовать себя нормально в наше время. Очень часто случаются ситуации, что вы решили обновить гардероб, купить какую – то технику,

Кредитные союзы или банки – за и противКредитные союзы или банки – за и против

В последнее время на рынке финансовых услуг часто возникают споры о кредитных сообществах, необходимости их деятельности и риски сотрудничества с этими учреждениями. Что такое кредитные союзы и в чем их